Определитесь с целями и задачами мероприятий в вашей библиотеке (информирование, получение аудиторией новых знаний и навыков по креативным индустриям и т. д.)
2
Составьте план мероприятий в соответствии с целями и задачами на год/квартал/месяц:
определите темы (про какую креативную индустрию или аспекты работы с ней пойдет речь);
определите форматы (лекция, презентация, мастер-класс и пр.);
определите периоды проведения (одноразовое или цикл, месяц/неделю/день);
определите аудиторию (дети, взрослые, студенты, профессиональная аудитория и пр.);
определите ожидаемую посещаемость (какое количество регистраций и фактических посетителей вы ожидаете);
определите бюджет каждого мероприятия, если он необходим;
посчитайте общую сумму затрат на мероприятия в наступающем году и заложите ее в бюджет..
3
Определите ответственных для каждого мероприятия
ЗА 3–4 МЕСЯЦА ДО МЕРОПРИЯТИЯ
1
Организуйте встречу с коллегами и вашими партнерами и обсудите необходимые детали и план мероприятия, убедитесь, что вы выполняете цели и задачи друг друга, что мероприятие будет полезно всем сторонам, в том числе вашей аудитории
2
Окончательно утвердите формат и тему мероприятия (очно или онлайн, конкретизируйте тему, что конкретно будет обсуждаться/проводиться)
3
Определите место проведения (у вас или на площадке партнера)
4
Актуализируйте бюджет
5
Продумайте план проведения мероприятия (во сколько на месте должен быть организатор, партнер, гости, во сколько планируется сбор гостей, непосредственное начало и окончание мероприятия).
6
Если мероприятие проводится вместе с партнером, подтвердите его участие.
7
Начните оформление необходимых документов (договор о сотрудничестве с партнером, приказ о мероприятии при необходимости и пр.)
ЗА 2 МЕСЯЦА ДО МЕРОПРИЯТИЯ
1
Организуйте встречу с вашими коллегами и обсудите детали и план мероприятия
2
Финализируйте план мероприятия (в какое время и что будет происходить)
3
Подготовьте стратегию продвижения:
рассылку для вашей аудитории (через ваши ресурсы и ресурсы партнеров);
тексты и визуальные материалы (флаеры, физические и онлайн-афиши и пр.);
посты в соцсетях;
информация на сайте и на ресурсах партнеров;
поддержка местной власти;
поддержка местных СМИ.
4
Продумайте регистрацию и объем аудитории на мероприятии, если это необходимо
5
Сверьте бюджет и закупите все, что необходимо по плану
6
Если требуются волонтеры, сделайте анонс поиска волонтеров или обратитесь за помощью к партнерам
ЗА 1 МЕСЯЦ ДО МЕРОПРИЯТИЯ
1
Составьте чек-лист на мероприятие, чтобы обеспечить его качественную подготовку (техника, мебель, продвижение и пр.)
2
Финализируйте все материалы к мероприятию:
анонс;
пресс-релиз (если мероприятие носит официальный характер и будет освещаться в СМИ);
презентацию;
визуальные материалы: афиши, флаеры и пр.
3
Опубликуйте анонс на ваших ресурсах и ресурсах партнеров
4
Сделайте рассылку по вашей аудитории (через ваши ресурсы и ресурсы партнеров)
5
Сделайте рассылку пресс-релиза по СМИ
6
Продумайте техническую и организационную часть мероприятия:
как будут проходить гости;
где и как разместится спикер;
если, например, мероприятие в формате мастер-класса (все ли материалы закуплены, где расположится зона мастер-класса и пр.);
есть ли вся необходимая мебель;
есть ли вся необходимая техника;
будет ли фотограф (если да, то что и откуда он будет снимать и в каком виде передаст фотографии после мероприятия);
будет ли трансляция (если да, то кто ее будет делать, на каком оборудовании и где разместится на площадке технический специалист), сделайте тестовое подключение для проверки связи;
если мероприятие пройдет в онлайне, то через какой сервис (где и как будет транслироваться мероприятие, в каком формате (семинар, лекция и пр.) и как в нем будет взаимодействовать аудитория и спикер/ведущий), сделайте тестовое подключение для проверки связи.
7
Отберите волонтеров и забрифуйте их, расскажите о деталях мероприятия и их роли в нем. Назначьте ответственного за волонтеров сотрудника, чтобы он смог отслеживать их работу, а они смогли обращаться к нему по всем вопросам
8
Сделайте встречу с вашими коллегами, обсудите детали мероприятия еще раз, сделайте необходимые корректировки
ЗА 1 неделю ДО МЕРОПРИЯТИЯ
1
Проверьте регистрацию на мероприятие; если гостей недостаточно, сделайте повторную рассылку с регистрацией
2
Напомните о мероприятии через ваши ресурсы:
вашим коллегам;
вашему партнеру;
вашей аудитории;
СМИ.
3
Сделайте встречу с организаторами и пройдитесь по чек-листу и основным шагам, чтобы убедиться, что все в курсе деталей, знают свою роль и ничего не упущено из важных моментов
после МЕРОПРИЯТИЯ
1
Сделайте пострелиз (если формат мероприятия того требует) и разошлите его СМИ
2
Опубликуйте отчет о мероприятии с фото на ваших ресурсах
3
Проведите встречу с вашими коллегами и партнером и обсудите итоги:
удалось ли выполнить цели и задачи мероприятия;
выполнены ли основные показатели;
какие были сложности и что учесть на будущее.
4
Сделайте опрос для вашей аудитории, разошлите его и соберите через него обратную связь по мероприятию, чтобы улучшить детали в будущем