чек-лист

Как провести мероприятие

Важный аспект работы в проекте “Гений места” — подготовка и проведение мероприятий. Перед библиотеками-участницами стоит задача ежеквартально проводить не менее 3 мероприятий по направлениям креативных индустрий. Все мероприятия по проекту должны быть связаны с креативными индустриями.

Какими должны быть мероприятия в рамках проекта "Гений места"?
  • соответствуют одному или нескольким направлениям креативных индустрий;
  • раскрывают локальную идентичность местности и особенности территории;
  • способствуют приобретению у населения навыков по направлениям креативных индустрий, которые в дальнейшем можно монетизировать;
  • способствуют продвижению местных представителей креативных индустрий;
  • направлены на формирование и развитие у посетителей навыков по направлениям креативных индустрий (просветительское мероприятие);
  • проходят совместно с партнером (партнерское мероприятие);
  • сопровождаются анонсом на онлайн-ресурсах библиотеки (сайте, соцсетях);
  • могут проходить в оффлайн, онлайн или гибридном формате;
  • могут быть платными или бесплатными;
  • соответствуют подготовленной библиотекой концепции.
Направления и форматы
В каких направлениях креативных индустрий ведется работа в проекте?
Презентации, выставки и концерты, которые вы проводите под брендом “Гений места”, обязательно должны быть связаны с креативными индустриями, то есть представляемые на них результаты труда должны быть приближены к продуктам (товарам/услугам).
пошаговый план
  • Проведите опрос аудитории
    Соберите группу людей из местных жителей и узнайте их запросы и интересы. Как часто они посещают мероприятия? Какие мероприятия они хотели бы видеть в библиотеке?
    1
  • Определите свои сильные и слабые стороны
    Возможно, у вас уже есть хорошие партнерства? Может быть, налажена коммуникация с администрацией? Есть активные жители? Или мастера?
    2
  • подумайте над целями мероприятия
    Какие цели преследует? Что будет результатом?
    3
  • Составьте план мероприятий на год/квартал/месяц:
    • выберите направления креативных индустрий и определите темы;
    • определите форматы (лекция, презентация, мастер-класс и пр.);
    • определите периоды проведения (одноразовое или цикл);
    • определите ЦА (дети, взрослые, студенты, профессиональная аудитория и пр.);
    • определите ожидаемую посещаемость (какое количество регистраций и фактических посетителей вы ожидаете);
    • определите бюджет каждого мероприятия, если он необходим;
    • посчитайте общую сумму затрат на мероприятия в наступающем году и заложите ее в бюджет.
    4
  • Составьте список потенциальных партнеров
    Не забывайте о том, что партнерам тоже должно быть выгодно взаимодействие с вами.
    5
  • Рассказывайте о себе в социальных сетях и не только
    Проанализируйте, где чаще всего бывает ваша потенциальная аудитория. Как можно чаще выходите в онлайн и оффлайн пространство, не бойтесь заявлять о своих мероприятиях и проектах. Чем чаще человек сталкивается с вашей деятельностью, тем с большей вероятностью он придет к вам.
    6
  • Определите место проведения
    Событие будет происходить в библиотеке или на площадке партнера?
    7
  • Актуализируйте бюджет
    Составьте предварительную смету расходов, постарайтесь ее систематизировать
    8
  • Продумайте план проведения мероприятия
    Во сколько на месте должен быть организатор, партнер, гости? Во сколько планируется сбор гостей, непосредственное начало и окончание мероприятия*? Если мероприятие проводится вместе с партнером, подтвердите его участие.
    9
  • Начните оформление документов по необходимости
    Договор о сотрудничестве с партнером, приказ о мероприятии и пр.
    10
Подготовьте стратегию продвижения
  • рассылку для вашей аудитории (через ваши ресурсы и ресурсы партнеров);
  • тексты и визуальные материалы (флаеры, физические и онлайн-афиши и пр.);
  • посты в соцсетях;
  • информация на сайте и на ресурсах партнеров;
  • поддержка местной власти;
  • поддержка местных СМИ.
Если требуются волонтеры, сделайте анонс поиска волонтеров или обратитесь за помощью к партнерам.

Продумайте техническую и организационную часть мероприятия:
  • как будут проходить гости;
  • где и как разместится спикер;
  • если, например, мероприятие в формате мастер-класса (все ли материалы закуплены, где расположится зона мастер-класса и пр.);
  • есть ли вся необходимая мебель;
  • есть ли вся необходимая техника;
  • будет ли фотограф (если да, то что и откуда он будет снимать и в каком виде передаст фотографии после мероприятия);
  • будет ли трансляция (если да, то кто ее будет делать, на каком оборудовании и где разместится на площадке технический специалист), сделайте тестовое подключение для проверки связи;
  • если мероприятие пройдет в онлайне, то через какой сервис (где и как будет транслироваться мероприятие, в каком формате (семинар, лекция и пр.) и как в нем будет взаимодействовать аудитория и спикер/ведущий), сделайте тестовое подключение для проверки связи.