чек-лист

Как провести мероприятие

НАКАНУНЕ НОВОГО ГОДА В ПРОЕКТЕ
  • 1
    Определитесь с целями и задачами мероприятий в вашей библиотеке (информирование, получение аудиторией новых знаний и навыков по креативным индустриям и т. д.)
  • 2
    Составьте план мероприятий в соответствии с целями и задачами на год/квартал/месяц:
    • определите темы (про какую креативную индустрию или аспекты работы с ней пойдет речь);
    • определите форматы (лекция, презентация, мастер-класс и пр.);
    • определите периоды проведения (одноразовое или цикл, месяц/неделю/день);
    • определите аудиторию (дети, взрослые, студенты, профессиональная аудитория и пр.);
    • определите ожидаемую посещаемость (какое количество регистраций и фактических посетителей вы ожидаете);
    • определите бюджет каждого мероприятия, если он необходим;
    • посчитайте общую сумму затрат на мероприятия в наступающем году и заложите ее в бюджет..
  • 3
    Определите ответственных для каждого мероприятия
ЗА 3–4 МЕСЯЦА ДО МЕРОПРИЯТИЯ
  • 1
    Организуйте встречу с коллегами и вашими партнерами и обсудите необходимые детали и план мероприятия, убедитесь, что вы выполняете цели и задачи друг друга, что мероприятие будет полезно всем сторонам, в том числе вашей аудитории
  • 2
    Окончательно утвердите формат и тему мероприятия (очно или онлайн, конкретизируйте тему, что конкретно будет обсуждаться/проводиться)
  • 3
    Определите место проведения (у вас или на площадке партнера)
  • 4
    Актуализируйте бюджет
  • 5
    Продумайте план проведения мероприятия (во сколько на месте должен быть организатор, партнер, гости, во сколько планируется сбор гостей, непосредственное начало и окончание мероприятия).
  • 6
    Если мероприятие проводится вместе с партнером, подтвердите его участие.
  • 7
    Начните оформление необходимых документов (договор о сотрудничестве с партнером, приказ о мероприятии при необходимости и пр.)
ЗА 2 МЕСЯЦА ДО МЕРОПРИЯТИЯ
  • 1
    Организуйте встречу с вашими коллегами и обсудите детали и план мероприятия
  • 2
    Финализируйте план мероприятия (в какое время и что будет происходить)
  • 3
    Подготовьте стратегию продвижения:
    • рассылку для вашей аудитории (через ваши ресурсы и ресурсы партнеров);
    • тексты и визуальные материалы (флаеры, физические и онлайн-афиши и пр.);
    • посты в соцсетях;
    • информация на сайте и на ресурсах партнеров;
    • поддержка местной власти;
    • поддержка местных СМИ.
  • 4
    Продумайте регистрацию и объем аудитории на мероприятии, если это необходимо
  • 5
    Сверьте бюджет и закупите все, что необходимо по плану
  • 6
    Если требуются волонтеры, сделайте анонс поиска волонтеров или обратитесь за помощью к партнерам
ЗА 1 МЕСЯЦ ДО МЕРОПРИЯТИЯ
  • 1
    Составьте чек-лист на мероприятие, чтобы обеспечить его качественную подготовку (техника, мебель, продвижение и пр.)
  • 2
    Финализируйте все материалы к мероприятию:
    • анонс;
    • пресс-релиз (если мероприятие носит официальный характер и будет освещаться в СМИ);
    • презентацию;
    • визуальные материалы: афиши, флаеры и пр.
  • 3
    Опубликуйте анонс на ваших ресурсах и ресурсах партнеров
  • 4
    Сделайте рассылку по вашей аудитории (через ваши ресурсы и ресурсы партнеров)
  • 5
    Сделайте рассылку пресс-релиза по СМИ
  • 6
    Продумайте техническую и организационную часть мероприятия:
    • как будут проходить гости;
    • где и как разместится спикер;
    • если, например, мероприятие в формате мастер-класса (все ли материалы закуплены, где расположится зона мастер-класса и пр.);
    • есть ли вся необходимая мебель;
    • есть ли вся необходимая техника;
    • будет ли фотограф (если да, то что и откуда он будет снимать и в каком виде передаст фотографии после мероприятия);
    • будет ли трансляция (если да, то кто ее будет делать, на каком оборудовании и где разместится на площадке технический специалист), сделайте тестовое подключение для проверки связи;
    • если мероприятие пройдет в онлайне, то через какой сервис (где и как будет транслироваться мероприятие, в каком формате (семинар, лекция и пр.) и как в нем будет взаимодействовать аудитория и спикер/ведущий), сделайте тестовое подключение для проверки связи.
  • 7
    Отберите волонтеров и забрифуйте их, расскажите о деталях мероприятия и их роли в нем. Назначьте ответственного за волонтеров сотрудника, чтобы он смог отслеживать их работу, а они смогли обращаться к нему по всем вопросам
  • 8
    Сделайте встречу с вашими коллегами, обсудите детали мероприятия еще раз, сделайте необходимые корректировки
ЗА 1 неделю ДО МЕРОПРИЯТИЯ
  • 1
    Проверьте регистрацию на мероприятие; если гостей недостаточно, сделайте повторную рассылку с регистрацией
  • 2
    Напомните о мероприятии через ваши ресурсы:
    • вашим коллегам;
    • вашему партнеру;
    • вашей аудитории;
    • СМИ.
  • 3
    Сделайте встречу с организаторами и пройдитесь по чек-листу и основным шагам, чтобы убедиться, что все в курсе деталей, знают свою роль и ничего не упущено из важных моментов
после МЕРОПРИЯТИЯ
  • 1
    Сделайте пострелиз (если формат мероприятия того требует) и разошлите его СМИ
  • 2
    Опубликуйте отчет о мероприятии с фото на ваших ресурсах
  • 3
    Проведите встречу с вашими коллегами и партнером и обсудите итоги:
    • удалось ли выполнить цели и задачи мероприятия;
    • выполнены ли основные показатели;
    • какие были сложности и что учесть на будущее.
  • 4
    Сделайте опрос для вашей аудитории, разошлите его и соберите через него обратную связь по мероприятию, чтобы улучшить детали в будущем
  • 5
    Заполните все необходимые отчеты по мероприятию
полезные ссылки